چگونه یک نمونه نامه را طلسم کنم اسناد نامه، انواع آن، نمونه و قوانین برای طراحی حروف همراه و خدمات

36167

موضوعات:
فرم اسناد

یک نامه تجاری (یا رسمی) یک سند ضروری از مکاتبات تجاری است که از طریق آن تعامل بین شرکت کنندگان در فرآیند کسب و کار انجام می شود.

همه انواع و نمونه نامه های کسب و کار

با کمک نامه های کسب و کار، سازمانی، تجاری، تهیه، قانونی و بسیاری از مسائل دیگر حل و فصل می شود.

سبک نوشتن کسب و کار با مختصر، قاطعیت، وضوح، سادگی و وضوح زبان، استفاده از اصطلاحات اقتصادی، قانونی و سایر معیارها متمایز است.

نامه ها نیز می توانند به عادی و دایره ای (از یک آدرس گیرنده به چندین گیرنده تقسیم شده)، تنظیم شده (که در شرایط اقتصادی استاندارد مورد استفاده قرار می گیرند، بر اساس الگوی خاصی با نیازهای نسبتا سختگیرانه، با اصطلاح صحیح و ساختار واضح تهیه می شوند) و غیرقابل تنظیم (که به صورت آزاد نوشته می شوند) .

چگونه یک نامه تجاری بنویسید

شکل نامه ای تجاری به صورتی مستحکم نیست به عنوان مثال، فرم اسناد اولیه یا قراردادهای مختلف، اما هنوز ساختار خاصی دارد و حاوی چندین مورد اجباری است.

بسیاری از آنها قانونی هستند و به عنوان مدرک در دادگاه استفاده می شوند.

مانند سایر اشکال اسناد تجاری، نامه های رسمی ثبت شده و در سازمان ها در پوشه های مکاتبات ورودی و خروجی ثبت می شوند.

ساختار و مثال نامه تجاری

صرف نظر از محتوای رسمی نامه، ساختار آن دارای ویژگی هایی است که برای کلیه نامه های تجاری مشترک است:

جزئیات فرستنده (به عنوان یک قاعده برای راحتی طراحی و نمایندگی، نامه های کسب و کار بر روی سرفصل شرکت ترسیم شده است، و در اختیار گیرنده با تمام اطلاعات مربوط به آدرس خود در مورد خود)؛
نام سازمان دهنده، موقعیت و نام شخص مسئول، که نام آن نامه فرستاده می شود؛
شماره نامه (خروج / ورودی - اگر ثبت نام لازم است) و تاریخ دریافت / خروج آن؛
عنوان نامه (به طور مختصر توسط موضوع خود - درخواست، پیشنهاد، ادعا، و غیره)؛
درخواست تجدید نظر به مخاطب، ترجیحا با نام و حروف ("پیتر پتروویچ عزیز"، و غیره)؛
بخش مقدماتی، که توضیح دلایل صدور یک نامه رسمی یا هدف آن ("با توجه به پیشنهاد شما ..."، "برای حل این مسئله در اسرع وقت ..."، "بر اساس بند قرارداد شماره ..."، "ما به شما توجه می کنیم اطلاعات ... "و غیره)
محتوای اصلی نامه، که در آن جزئیات بیشتر از همه، اشاره می کند، ماهیت مشکل را توضیح می دهد، چگونه آن را حل می کند، جزئیات مورد، پیشنهادات، پیشنهادات و غیره.
عبارت نادرست نادرست، مثلا بیان، امید به همکاری بیشتر، درک متقابل، حل زود هنگام درگیری و غیره
اطلاعات فرستنده گواهی نامه - موقعیت، امضا و رمزگشایی آن (نام کامل).

علاوه بر این، نامه ممکن است یک پیام است - اگر بلافاصله پس از آماده سازی برخی از شرایط تغییر کرده است، و آنها باید مشخص شود.

نامه ها همچنین ممکن است با اسناد مختلف توضیحی همراه باشند: نسخه های فاکتورها، عکس ها، اسناد دیگر که محتوای نامه را تأیید می کنند.

سلام در این مقاله ما درباره نامه های تجاری صحبت خواهیم کرد.

امروز شما یاد خواهید گرفت:

چرا مکاتبات تجاری وابستگی خود را از دست نداده است
نامه های کسب و کار و نحوه صدور آنها چیست؟
چگونه یک نامه تجاری بنویسید

در حال حاضر پشت پنجره ما زمان تکنولوژی بالا و اینترنت است. اما مکاتبات تجاری اهمیت و ارتباط آن را از دست نداده است، فقط به سایر حاملان تبدیل شده است. چرا نامه های تجاری برای ساختن و ترتیب دادن مهم هستند، بگذارید امروز صحبت کنیم.

چرا به مکاتبات تجاری نیاز دارید؟

اول از همه، این فرصتی است برای تبادل نظر، پیشنهادات و افکار با کارمندان یا شرکای تجاری. با کمک مکاتبات، ادعاها، درخواستها، ادعاهای سوء تفاهم بین شرکت ها را بیان می کنند.

مکاتبات تجاری یکی از انواع رسمی است.

تفاوت نامه های کسب و کار از دیگران

تفاوت اصلی به شرح زیر است:

سبک نوشتن
واژگان، اجازه نمی دهد بیان واضح احساسات؛
بر روی دفتر رسمی شرکت؛
فونت بسیار کوچک نیست، اما بزرگ نیست، با همان در سراسر متن؛
به ندرت بیش از 1 صفحه را می گیرید
دسترسی به اختیارات رسمی سختگیرانه.

انواع حروف تجاری

تمام نامه های کسب و کار را می توان به چندین گروه تقسیم کرد. ما در مورد هر یک از آنها صحبت می کنیم و شرح مختصری ارائه می دهیم.

نامه هایی که نیازی به پاسخ ندارند

نامه تضمین
همراه با
اطلاعاتی
نامه هشدار؛
یک نامه یادآور

نامه هایی که نیاز به پاسخ دارند.

تجدید نظر
پیشنهاد
درخواست
مورد نیاز؛
درخواست

نامه های غیر انتفاعی

نامه دعوت؛
نامه های محبت آمیز؛
نامه ای از لطف
نامه هایی با اطلاعات در مورد چیزی؛
نامه حاوی توصیه ها؛
نامه های گارانتی؛
نامه هایی که تایید می کنند که کالا دریافت شده اند، خدمات ارائه شده و غیره؛
نامه های تبریک در موارد مختلف
درخواست نامه؛
نامه با دستورالعمل
حروف پوشش

نامه های تجاری.

معمولا قبل از ورود به یک توافقنامه، و همچنین در طول مدت قرارداد، آنها مورد استفاده قرار می گیرند.

اینها عبارتند از:

نامه با پاسخ به سوالات؛
درخواست مستقیم
- یک نامه که در آن پیشنهاد شده است تا یک معامله یا وارد قرارداد شود؛
ادعا؛
یادآوری؛
نامه ای حاوی هشدار در مورد خاتمه توافق یا نیاز به انجام وظایف و غیره

اگر ما در مورد طبقه بندی با ساختار صحبت کنیم، سپس 2 نوع نامه های تجاری وجود دارد:

حاوی متن نویسنده و نوشته شده در فرم آزاد؛
با توجه به یک مدل دقیق، گردآوری شده است.

توسط مخاطبان

مدور - نامه ای است که به چندین گیرنده ارسال می شود؛
عادی - ارسال به یک مخاطب از طرف یک نفر؛
جمعی - فرستاده شده به یک مخاطب، اما از چند نفر.

همچنین، نامه ها بر اساس فرم ارسال شده در آن تقسیم می شوند:

به عنوان یک پیام فکس ارسال شد
فرستاده شده توسط ایمیل؛
کسانی که در پاکت های معمولی حمل می شوند.

انواع نامه هایی وجود دارد که به دلایل اخلاقی باید با دست و بدون تایپ نوشته شود. این نگران کننده است و تبریک میگوییم.

اسرار طراحی صحیح

متن نامه به بخش مقدماتی، بخش اصلی و نهایی تقسیم می شود. آنها منطقی به یکدیگر متصل هستند. مقدمه شامل مواردی است که باعث ایجاد نامه می شود و بخش اصلی محتوای خود است. بخش نهایی نتایجی را که درخواست، امتناع و غیره را بیان می کند خلاصه می کند.

به طور کلی، مکاتبات تجاری با تمام مسئولیت ها می تواند به عنوان هنر شناخته شود، زیرا برای انجام آن به درستی، مطابق با تمام الزامات، شما باید یاد بگیرید. پس از همه، اغلب ما تنها از این واقعیت است که اطلاعات به وضوح بیان شده است، اما ما در مورد این واقعیت است که نامه را می توان به عنوان چهره این شرکت را فراموش کرده ام.

سبک شناسی

هر نامه در یک سبک کارآمد نگهداری می شود، با استفاده از ابزار سخنرانی مشخصه اسناد رسمی.

الزامات ارائه اطلاعات

تمام اطلاعات موجود در نامه به شرح زیر است:

آدرس، برای یک فرد خاص در نظر گرفته شده است؛
در تاریخ نوشتن، تمام اطلاعات باید مرتبط باشند؛
معتبر؛
بیطرفانه؛
استدلال کرد
به طور کامل به عنوان یک امکان برای تصمیم گیری بر اساس آن.

خالی

اول از همه، نامه بر روی فرم، که برای این شرکت مارک شده است، تهیه شده است.

برای نوشتن نامه تجاری با استفاده از ورق های A4؛
حاشیه چپ شکل باید کمتر از 3 سانتیمتر باشد، زیرا بعد از مدتی آنها را به گیرنده ارسال می کنند؛
نام شرکت، آدرس قانونی و واقعی آن، آدرس ایمیل را مشخص کنید.
بهتر است از فونت استاندارد Times New Roman، اندازه 12 استفاده کنید. این مطلوب ترین است و در هنگام خواندن به خوبی درک می شود؛
ثبت نام نامه های کسب و کار بدون استفاده از سربرگ مجاز است، پس شما باید اطلاعات را از فرم بیاورید.

اگر نامه به تراکنش های بزرگ مربوط به اطلاعات مالی یا سایر اطلاعات محرمانه اشاره دارد، توصیه نمی شود که چنین نامه هایی را از طریق فکس یا در صورت الکترونیکی ارسال کنید. بهتر در راه قدیمی، در یک کاغذ معمول کاغذ.

شماره گذاری

اگر نامه متشکل از چندین صفحه باشد، پس آنها شماره گذاری می شوند، با شروع از دوم. اعداد در بالای عددهای عربی قرار دارند. نقاط نزدیک به تعداد قرار نمی گیرند.

تقسیم به قطعات

به این معنی است که تقسیم نامه به پاراگراف ها. متن نباید در یک جریان پیوسته باشد، بنابراین به سادگی قابل درک نیست. با تشکر از تقسیم به پاراگراف می توانید ببینید که در آن یک فکر پایان می یابد و دیگری شروع می شود.

وجود اصلاحات.

اصلاحات و خطا، و همچنین پاک کردن ها، نامطلوب است. نامه باید به درستی نوشته شود و متن در فاصله های 1.5 تا 2 چاپ شود.

جزئیات مورد استفاده

ما تنها موارد اصلی را نشان خواهیم داد، زیرا ما قبلا کمی درباره آنها صحبت کردیم:

اگر سازمانی دولتی باشد، از نمایندگی فدراسیون روسیه استفاده می شود. این در وسط فرم رسمی قرار دارد؛
نام شرکت کامل است
شماره تلفن و فکس؛
شماره حساب بانکی؛
گیرنده - نام شرکت مخاطب در مورد نامزدی مورد استفاده قرار می گیرد، از موارد دلخواه برای نشان دادن موقعیت و نام گیرنده استفاده می شود؛
اگر مخاطب دارای درجه یا عنوان باشد، آن را در مقابل نام خانوادگی فرد نشان دهید
هر پروکسی با یک خط جدید و با حرف بزرگ نوشت.

نامه تجاری پس از جلسه

شما یک جلسه کسب و کار برگزار کردید، به نظر میرسد برخی از آنها به چشم میخورد. چطور این نامه را منعکس می کنیم، ما بیشتر بحث خواهیم کرد.

اول از همه، در ابتدای نامه، به تعداد و زمان برقراری ارتباط با یک شریک بالقوه اشاره کنید، حتی اگر چند روز از جلسه گذشته گذشت.
اجتناب از اشتباهات یا عبارات بسیار پیچیده: نامه را کوتاه و روشن کنید، اما به طوری که گیرنده تمایل به خواندن آن را داشته باشد.
یادداشتی که در آن گفتگو بود. به عنوان مثال: " ما درباره چگونگی هزینه گلدان در سبک ونیزی صحبت کردیم. "
آن را به طوری که گیرنده نامه نگرش خود را به موضوع جلسه بیان می کند.
زمانی را که می توانید با تلفن تماس برقرار کنید یا شخصی را ملاقات کنید تعیین کنید.
به گیرنده بگویید که منتظر همکاری با او هستید: " من امیدوارم روابط تجاری بیشتری با شما داشته باشیم.«.
نامه را با عبارت زیر و یا مشابه آن را تکمیل کنید: " بهترین آرزوها برای تو ...».

نامه های تجارت الکترونیک

ممكن است الزامات طراحی آنها را نادیده بگیریم، زیرا در حال حاضر حروف الكترونیكی بیشتر و بیشتر در فرم الکترونیکی نوشته می شوند. با این حال، قرن 21st در حیاط.

تهیه یک نامه تجاری الکترونیکی دشوار نیست، الزامات ثبت نام همانند نامه های سنتی هستند. تنها این است که چنین نامه همیشه باید یک عنوان (یا موضوع نامه) داشته باشد تا به سادگی در جریان مستندات از دست نرود.

علاوه بر این، هنگامی که چنین نامه ای پاسخ داده می شود، بهتر است موضوع نامه را تغییر ندهید، بنابراین اگر شما ایمیل های زیادی دریافت می کنید، به سرعت درک خواهید کرد.

همچنین، هنگام ایجاد برنامه های کاربردی برای چنین نامه ها، نباید از نرم افزار به روز ترین نرم افزار استفاده کنید، این به دور از این واقعیت است که آدرس گیرنده شما یکسان است. اگر اینطور نیست، نامه به سادگی باز نخواهد شد.

هنگام نوشتن یک نامه تجاری در فرم الکترونیکی از شکلک استفاده نکنید. فناوری عالی است، اما هنگام نوشتن، زبان تجاری را مشاهده می کنید.

چارچوب زمانی برای پاسخ به نامه است

اگر نامه به دسته ای از پاسخ نیاز دارد، زمان پاسخ دادن بستگی به اطلاعات موجود در نامه دارد:

در صورت دریافت درخواست، در سه روز آینده از تاریخ دریافت، تأیید کنید که دریافت شد. یک پاسخ نهایی می تواند در عرض یک ماه داده شود
اگر ما درباره همدردی صحبت می کنیم، می توان آن را ظرف ده روز پس از رویداد غم انگیز فرستاد.
تبریک می توانید ظرف مدت 8 روز از لحظه ای که در مورد تاریخ یاد گرفتید، ارسال شود
اگر ما در مورد قوانین کلی فرم خوب صحبت کنیم، بهتر است که در هفت روز به نامه ها پاسخ دهیم.

نحوه نوشتن یک نامه تجاری: زبان ساده در مورد پیچیده

نامه کسب و کار و مکاتبات شخصی را برجسته کنید ما بیش از یک بار در مورد این تفاوت ها صحبت کرده ایم، ما نباید در مورد آنها فراموش کنیم. و اکنون ما گام به گام گام به گام را در نظر خواهیم گرفت.

مرحله 1 مخاطب را مشخص می کنیم

در گوشه بالا سمت چپ فرم، نام، حروف و موقعیت فردی که ما آن را نوشتیم را می نویسیم. اگر مخاطب یک سازمان باشد، آدرس قانونی آن را مشخص می کنیم.

مرحله 2 درخواست

ما آن را در وسط فرم قرار می دهیم. این کار به شیوه ای محترمانه انجام می شود، بدون برش و بلات.

مثال: عزیز (نام و نام خانوادگی)! همچنین، درخواست تجدید نظر به آدرس گیرنده می تواند با نشان دادن موقعیت او انجام شود. اما هنگامی که شما به نام یک فرد می روید، این فشار روانی را کاهش می دهد و نشان می دهد که رابطه تجاری پایدار و پایدار است.

مرحله 3 بیانیه هدف

هدف نامه، ماهیت و افکار اصلی آن را توضیح دهید. این قسمت اصلی است. در مورد آنچه که می خواهید بگویید نوشتن را بنویسید، دلیل درخواست تجدید نظر چیست. اما در مورد سبک رسمی و خنثی فراموش نکنید.

4 مرحله پیشنهادات، پیشنهادات

تقریبا هر نامه تجاری نشان می دهد که مخاطب به آن پاسخ خواهد داد. این تنها برای نامه های اطلاعاتی مورد نیاز نیست. بنابراین، فقط مشکل را توضیح ندهید، اما پیشنهاد می دهید که چگونه می توان آن را حل کرد.

اگر شکایت کنید، از اقدامات خاصی بپرسید، اگر پیشنهاد دادید که همکاری کنید، به ما بگویید که گزینه هایی وجود دارد.

به عبارت ساده، کسی که این نامه را دریافت می کند باید ببیند که آنها فقط چیزی از او نمی خواهند، بلکه می دانند که این کار چگونه انجام می شود.

چگونگی پایان دادن به یک نامه تجاری

یک نامه تجاری باید کاملا نوشته شود اگر قوانین نوشتن مورد احترام قرار نگیرند، می تواند منفی شهرت شرکت را به طور کلی تحت تأثیر قرار دهد. بنابراین، ما در حال حاضر پیشنهاد می دهیم که در جزئیات بیشتر در طراحی بخش نهایی نامه تجاری شرکت کنیم.

در انتهای نامه، آنچه که قبلا گفته شد خلاصه شده است. اما لازم نیست که نتیجه گیری را به 10 جمله تقلیل دهیم، در ضمن، اختصار و مختصر در نامه های تجاری ارزیابی می شود. بهتر عبارات ساده را محدود کنید

پایه پایان دادن به 2 شاخص: باید آن را به عنوان مودب و صحیح که ممکن است. گزینه هایی برای چگونگی ساخت آن، متفاوت هستند.

در اینجا چند نمونه است:

ممنون از توجه شما یا کمک متشکرم (اجازه بدهید از شما متشکرم ...)
امید خود را برای آینده ابراز کنید: ما امیدواریم که برای همکاری دو جانبه مفید باشد (امیدواریم پاسخی در آینده نزدیک دریافت کنیم ...)؛
شما می توانید یک عبارت با اطمینان از مخاطب چیزی ایجاد کنید: ما خوشحال خواهیم شد که با شما کار کنید
یک درخواست ایجاد کنید: لطفا نتایج را گزارش کنید
عذر خواهی برای ناراحتی ناشی از: از عقب ماندگی غیرمنتظره پرداخت برای مواد عذرخواهی می کنم.

چگونه به پیامبر خداحافظی کنیم.

با وجود این که مکاتبات رسمی است، می توانید خداحافظی کنید به طرق مختلف.

در اینجا چند گزینه وجود دارد:

با توجه به شما ...؛
به دنبال موفقیت ...؛
بهترین آرزوها ...

ما امضا را به درستی قرار داده ایم

هنگام امضای نامه، موقعیت، نام و نام خانوادگی خود را نشان می دهید. اگر شما شایستگی یك جمله از جمله: " صادقانه بگو "-فقط از آن استفاده نکن

شما می توانید در امضای مخاطبین خود، شماره تلفن اضافی یا آدرس ایمیل نشان دهید، بنابراین شما گیرنده را نشان می دهید که آماده ارتباط با او هستید و همکاری می کنید.

در بخش بعدی مقاله ما می خواهم از نامه های تجاری به زبان انگلیسی صحبت کنم.

نامه های تجاری به زبان انگلیسی

هیچ فرم تنظیم شده برای نوشتن چنین حروف وجود ندارد. همه چیز بستگی به هدف نامه دارد و مخاطب آن است. در اینجا توصیه های مختصر برای تدوین است.

تاریخ نوشتن

اگر ما در ایالات متحده بنویسیم، سپس در نشان دادن تاریخ، ما اولین ماه، پس از آن روز و پس از آن قرار می دهیم. اگر در انگلستان - تاریخ در فدراسیون روسیه تایید شده است. در این ماه نامه ای بنویسید تا از سردرگمی جلوگیری شود.

جزئیات دریافت کننده

اگر به یک مرد بنویسید، با: آقای (نام را مشخص کن)
اگر یک زن ازدواج کرده باشد: خانم (نام خانوادگی خود را)؛
بانوی غیر مجرد: خانم (نام خانوادگی را مشخص کنید)؛
اگر وضعیت زنان را نمی دانید: خانم (لطفا نام خانوادگی خود را وارد کنید)

آدرس را مشخص کنید

جهت مخالف در فدراسیون روسیه استفاده می شود: دفتر، شماره خانه، نام خیابان، کد پستی، نام ایالت (اگر ما در ایالات متحده آمریکا بنویسیم)، نام شهرستان و نام کشور (اگر ما به انگلستان بنویسیم).

نحوه تماس با گیرنده.

درمان استاندارد:

خانم عزیز
آقا عزیز
آقا یا خانم عزیز
خانم عزیز
عزیزم

پس از درمان، ما علامت (اگر ما به انگلستان بنویسیم) یا کولون (در ایالات متحده) قرار داده ایم. علامت تعجب پذیر نیست

تم

حتما موضوع موضوع را مشخص کنید، و همچنین در فدراسیون روسیه.

متن اصلی

جدا کردن آن ها در پاراگراف ها. یا هر جمله را با یک خط جدید بنویسید

چگونه خداحافظی کن

به عنوان مثال، مانند این: " با تشکر از شما برای کمک، ما باقی میمانیم » "با تشکر از شما، وفادار به شما ... اگر چه ممکن است کمتر رسمی است."

طراحی امضا

امضاء با ضرب المثل با پاراگراف قرار می گیرد، نام و نام خانوادگی، نام شرکت و موقعیت شما را نشان می دهد.

برنامه ظهور

اگر شما هر اسنادی را ضمیمه کنید، این را در انتهای نامه نشان دهید: " علامت "و لیست برنامه ها

چه چیزی را با یک حرف بزرگ بنویسید

نام خانوادگی و حروف اول؛
نام شرکت؛
نام شهرهای، ایالت ها و غیره؛
هر کلمه ای که موقعیت را مشخص می کند؛
کلمات اول خداحافظی هستند؛
درمان مقدماتی

قبل از پایان گفتگو، نامه های تجاری نمونه را به زبان روسی و انگلیسی ارائه خواهیم کرد.

نمونه هایی از نامه های تجاری به زبان روسی و انگلیسی

نتیجه گیری

به طور خلاصه، می خواهم بگویم که یک نامه تجاری، ابزار ارتباطی در هر زمینه فعالیت است. اگر درست باشد، مطمئنا شرکت شما را در سمت مثبت نشان خواهد داد.

از سوی دیگر، یک نامه نوشته شده به شیوه ای غلط، با اشتباهات، قادر به کاملا از بین بردن کسب و کار امیدوار کننده ترین است. حروف را به درستی نوشتید و سعی کردیم به شما بگویم که چگونه این کار را انجام دهید.

سرنوشت درخواست (مشکالت، پیشنهادات) که در نامه تجاری نوشته شده است، بستگی زیادی به چگونگی و آنچه در آن نوشته شده است. شاید در نگاه اول به متن گیرنده ایده ای در مورد نویسنده داشته باشد و اینکه چقدر جدی باید یک نامه تجاری کسب کنید - آیا باید آن را بیشتر بخوانید و چگونه باید به آن واکنش نشان دهید؟ در اصل، محتوای نامه ممکن است بسیار متفاوت باشد، اما قوانین کلیدی نوشتن و نمونه هایی از نامه های کسب و کار برای همه یکسان است. یک نمونه نامه تجاری نمونه در شرکت شما اجازه خواهد داد که تمام مکاتبات خروجی را به همان شیوه ترکیب کنید.

بنابراین، چند دستورالعملی برای نوشتن یک نامه تجاری:

1. نامه کسب و کار بر روی یک فرم مخصوص شرکت ساخته شده است. بالای فرم باید حاوی اطلاعات باشد:

1.1 نام سازمان؛

1.2 آدرس پستی؛

1.3 تلفن، فکس، پست الکترونیکی و وب سایت.

این اطلاعات لازم است تا گیرنده، پس از خواندن آن، بتواند به سرعت مخاطبین را پیدا کند تا پاسخ دهند یا با فرستنده تماس بگیرند.

2. زمینه نامه تجاری - حاشیه چپ 3 سانتی متر لازم است تا نامه بتواند به یک پوشه تقسیم شود، حاشیه سمت راست 1.5 سانتی متر است. اگر متن را در رایانه قرار دهید، از فرم استاندارد Microsoft Word استفاده کنید.

3. اندازه قلم باید در طول متن نامه تجاری مشابه باشد. به طور عادی، از فونت استاندارد Times New Roman با اندازه 12 اندازه استفاده کنید. اما اگر می دانید مخاطب بینایی ضعیفی دارد، با افزایش اندازه فونت مفید است.

4. اگر نامه بیش از دو صفحه باشد، لازم است در گوشه های پایین سمت راست صفحات شماره گذاری شود.

5. شماره ثبت و تاریخ در گوشه بالا سمت چپ نامه قرار گرفته است.

در سازمان های جدی، جریان نامه ها می توانند به چندین هزار نفر در روز برسند، بنابر این تعداد و تاریخ اسناد خروجی توسط فرستنده تنظیم می شود تا شما بتوانید پیشرفت بیشتر نامه را پیگیری کنید و در صورت لزوم سریعا در مجله اسناد خروجی خود وارد شوید.

گیرنده نامه را ثبت می کند، یک شماره ورودی را تعیین می کند و تاریخ دریافت را نشان می دهد. اگر نامه توسط پیک تحویل داده شود، پس تاریخ و شماره ورودی نیز در یک کپی از نامه ثبت می شود. این، علاوه بر موارد فوق، به شما اجازه می دهد تا به درستی قانونی بودن واقعیت دریافت نامه را ضبط کنید. و اگر این نامه یک مهلت برای یک پاسخ تعیین می کند، شروع شمارش معکوس آن تاریخ دریافت نامه است.

6. ساختار نامه تجارتی نمونه برای بیش از یک قرن شکل گرفته است و امروزه شامل اجزای زیر است:

6.1 کلاه نامه کسب و کار نمونه درخواست تجدید نظر به آدرس دهنده است. کمی کمتر از شماره ثبت نام به شرح زیر است:

در گوشه بالا سمت راست موقعیت و نام کامل را نشان می دهد. آدرس گیرنده در زیر میتوانید موضوع نامه را مشخص کنید. حتی پایین تر در مرکز تجدید نظر است. در این آدرس باید با کمک کلمات به طور کلی پذیرفته شود: "عزیز"، "پروردگار"، "معشوقه" (هیچ اختصار مجاز نیست). کلاه معمولا به صورت پررنگ مشخص می شود.

به عنوان مثال:

سابق №61 از 2010/09/21
   در ورودی №352 - Р تاریخ 09/14/2010
   مدیر عامل شرکت
   LLC "Bearing"
   پتروف N.I.
   "در بخشی از یاطاقان ناقص،
   تحویل 10 سپتامبر 2010
عزیز نیکولای ایوانویچ!

6.2 ورود در مقدمه، باید ماهیت نامه را به طور خلاصه تعریف کنید. شما می توانید به طور سنتی شروع کنید:

« من به شما توجه می کنم ...», « من از شما میپرسم ...», « در حال حاضر ..."و غیره - این اگر نامه در اولین شخص نوشته شده باشد.

اگر درخواست تجدیدنظر از یک شخص حقوقی باشد، روایت از طرف شخص ثالث (به عنوان مثال " شرکت ما ارائه می دهد ...»).

و هر دو در مقدمه و در متن بعدی نامه، ضمایر شما و تمام اشکال آن (شما، شما، شما) باید با یک حرف بزرگ نوشته شود - این یک تظاهرات احترام به مخاطب و نشانه ای از تربیت شما است.

6.3 با توجه به قوانین نوشتاری، قسمت اصلی نمونه نامه تجاری باید به طور منطقی محتوای محتوای تقاضا یا درخواست تجدید نظر را افشا کند، و آن را برای مخاطب قابل درک باشد. همه پاراگراف های قبلی باید منطقی به جریان بعدی وارد شوند. حقایق دقیق، ارقام و غیره داده می شود. فراموش نکنید که "خلاصه شدن - خواهر استعداد."

6.4 در نتیجه نامه خلاصه خلاصه نوشته شده است. اغلب نتیجه گیری می شود درخواست یا پیشنهاد نوشته شده است. به عنوان مثال:

"با توجه به بالا، من از شما میپرسم ..."

6.5. برنامه های کاربردی اگر اسناد به این نامه اضافه شده باشند، باید آنها را شماره گذاری کرده و در زیر نشان داده شود. به عنوان مثال:

"اسناد زیر به این نامه اضافه می شود:
1 کپی از قرارداد خدمات - 6 ورق در یک نسخه؛
2. اعمال کار انجام شده - 1 ورق در 2 نسخه؛
3. صورتحساب شماره 123 11 سپتامبر 2010 - 1 ورق در 2 نسخه ... "

6.6 متن اصلی یک نامه کسب و کار به طور سنتی به پایان می رسد با عبارت: " با احترام، ..."- اگر درمان خنثی در نظر گرفته شده است. اگر شخصا با مخاطب آشنا هستید، می توانید با عبارت " صادقانه ...».

در اینجا این است که چگونه در یک مثال به نظر می رسد:

با احترام

مدیرعامل امضاء I.I. ایوانف

موقعیت، نام کامل (علاوه بر این، نام و نام خانوادگی، و سپس نام خانوادگی)

چاپ می شوند و امضا با دست خود قرار می گیرد.

6.7 و اطلاعات نامه کسب و کار را در مورد فرستنده کامل می کند، که باید نام او باشد. (ترجیحا به طور کامل) و موقعیت. اگر آدرس دهنده یا نماینده او برای روشن شدن بیشتر با آنها تماس گرفته شود، لازم است چه کاری انجام شود.

7. نامه ای پس از نوشتن باید برای خطاهای املا و علامت گذاری شده بررسی شود. دنباله منطقی و قابلیت خواندن کل متن را بررسی کنید (بهتر است که نامه را با صدای بلند بخوانید). در صورت لزوم، خطاها و نکات متداول برای خواندن تصحیح می شوند.

در نتیجه، جمع بندی تمام توصیه ها، من می خواهم بگویم - با دقت، صالح و منطقی بنویسید، به طور پیوسته ماهیت نامه را در زبان قابل درک توسط فرستنده بیان کنید. و پس از آن، مخاطب تصمیم خود را به نفع شما خواهد گذاشت، یا حداقل یک نامه تجاری حرفهای نوشته شده به طور قابل توجهی او را به این تصمیم هدایت خواهد کرد!