Авансовый отчет по упрощенке. Авансовый отчет усн. На дату утверждения авансового отчета

Главная → Читалка

УСН. Объект «доходы». Авансовый отчет

Тематики: Упрощенная система налогообложения

Показано только начало документа. Для просмотра всего текста необходимо оформить подписку на журнал АМБ-Экспресс:

ООО на УСН (6%). Недавно мы столкнулись с такой проблемой. Подотчетное лицо отчиталось за купленные им материалы товарным чеком без кассового чека, поясняя тем, что продавец не пользуется ККТ. Как подтвердить факт оплаты? Будут ли претензии со стороны налоговых органов?

Согласно ст.

Электронный журнал «Практик»

346.21 НК РФ налогоплательщики, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, по итогам каждого отчетного периода исчисляют сумму авансового платежа по налогу, исходя из ставки налога и фактически полученных доходов, рассчитанных нарастающим итогом с начала налогового периода до окончания соответственно первого квартала, полугодия, девяти месяцев с учетом ранее исчисленных сумм авансовых платежей по налогу.

Таким образом, при исчислении налога при УСН в данном случае в расчет берутся только фактически полученные налогоплательщиком доходы .

Ст. 346.24 НК РФ обязывает налогоплательщиков вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждены приказом Минфина РФ от 31.12.2008 г. № 154н.

П. 2.5 Порядка заполнения раздела I «Доходы и расходы» Книги учета доходов и расходов… установлено, что графа 5 «Расходы» в обязательном порядке заполняется налогоплательщиком, применяющим УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов .

Налогоплательщик, применяющий УСН с объектом налогообложения в виде доходов, вправе, по своему усмотрению, отражать в графе 5 расходы , связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется в соответствии с упрощенной системой налогообложения.

То есть налогоплательщик, применяющий УСН с объектом налогообложения «доходы», может, но не обязан , отражать в Книге учета произведенные им расходы.

Поэтому налоговики не вправе требовать от Вас документы, подтверждающие произведенные расходы.

Исключение составляют только расходы на уплату страховых взносов на обязательное страхование и сумм выплаченных пособий по временной нетрудоспособности , так как на эти суммы уменьшается сумма налога (авансовых платежей по налогу), исчисленная за налоговый (отчетный) период, не более чем на 50% (п. 3 ст. 346.21 НК РФ ).

В письме от 01.09.2006 г. № 03-11-04/2/181 Минфин РФ указал, что поскольку при определении налоговой базы налогоплательщиками, объектом налогообл…

Об ошибках, допускаемых бухгалтерами и самими подотчетными лицами при совершении кассовых операций, говорили и писали много, тем не менее, как показывают результаты проверок, контрольно-ревизионные органы все равно находят нарушения законодательства при проверке данного участка. В статье рассмотрены ошибки, допускаемые бухгалтерами при выдаче и возврате подотчетных сумм.

Выдача подотчетных сумм

При проверке выдачи подотчетных сумм могут быть выявлены следующие нарушения:

Отсутствует приказ руководителя, в котором перечислены работники, имеющие право получать денежные средства в подотчет из кассы организации. В нем не указаны срок и цели выдачи подотчетных сумм. Фактические цели выдачи подотчетных сумм не соответствуют поименованным в приказе руководителя. Например , работник согласно приказу руководителя может получать денежные средства из кассы на оплату расходов по сотовой связи, а ему были выданы денежные средства на приобретение хозяйственных материалов.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций, доведенного Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18 (далее — Порядок), выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. В случае если в учреждении согласно приказу руководителя одно подотчетное лицо получает денежные средства по разным статьям (подстатьям) кодов бюджетной классификации (КБК), то, как правило, на день выдачи аванса по одной статье КБК у него имеется задолженность по другой статье (статьям) КБК. Если дословно трактовать вышеуказанный пункт, то можно сделать вывод о том, что при наличии задолженности подотчетного лица хотя бы по одной статье КБК аванс из кассы не выдается. Но напрямую об этом в п. 11 Порядка не сказано. В связи с чем многие бюджетные учреждения поступают следующим образом. Приказом руководителя, в котором указаны Ф.И.О. и должности сотрудников, получающих из кассы учреждения денежные средства в подотчет, предусматривается возможность получения аванса, если за данным лицом не числится задолженность по статье КБК, по которой он берет аванс. При этом не важно, имеется у такого лица задолженность по другой статье КБК или нет. При наличии данного приказа контрольно-ревизионные органы в ходе проверки, как правило, не расценивают этот факт как нарушение.

Примечание. Работники, получающие денежные средства на командировочные расходы, в названном приказе не указываются. Основанием для выдачи денежных средств в подотчет является приказ руководителя о направлении работников в командировку и их заявления (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Срок выдачи подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя (п. 11 Порядка). Лица, направляемые в командировку, получают денежные средства в подотчет за три рабочих дня.

Заявление работника на выдачу подотчетных сумм отсутствует или оформлено ненадлежащим образом.

В соответствии с п. 155 Инструкции N 25н <1> авансы выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя. В заявлении указываются назначение аванса и срок, на который он выдается. Бухгалтер учреждения на заявлении о выдаче сумм под отчет проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Отметка делается в виде штампа "Задолженность отсутствует", на нем предусмотрено место для проставления даты, на которую отсутствует задолженность подотчетного лица. Эта дата должна совпадать с датой составления расходно-кассового ордера на выдачу аванса или перерасхода.

<1> Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

Примечание. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам заявлениях имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка).

Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, не соответствует его унифицированной форме.

Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются на основании первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", ст. 313 НК РФ).

В соответствии с п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом по согласованию с ЦБ РФ и Минфином. На сегодняшний день действует Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя (Письма Минфина России от 15.08.2006 N 03-03-04/1/628, УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393).

Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется Расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (РКО), к которому прилагается заявление работника на получение из кассы аванса или перерасхода. Возврат в кассу подотчетной суммы или ее части оформляется Приходным кассовым ордером (ф. КО-1).

Работнику выданы в подотчет денежные средства, хотя он не отчитался по ранее полученному авансу.

Не допускается выдавать в подотчет денежные средства, если работник не отчитался по ранее полученному авансу (п. 11 Порядка).

Подотчетные суммы переданы одним работником другому.

Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику (п. 11 Порядка).

Подотчетная сумма, выданная на оплату договора, заключенного с организацией, превышает 100 000 руб.

Расчеты между юридическими лицами, юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора не должны превышать 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчета наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя"). Следует отметить, что ограничение установлено только в отношении размера расчетов в рамках одного договора, заключенного с юридическим лицом, каких-либо временных ограничений при осуществлении расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день) ЦБ РФ не устанавливает. Срок действия договора и периодичность проведения в соответствии с ним расчетов значения не имеют. Таким образом, подотчетному лицу из кассы учреждения не могут быть выданы денежные средства для оплаты договора, заключенного с юридическим лицом, если стоимость договора превышает 100 000 руб.

Отсутствует договор с лицом, не являющимся работником организации, которому выданы из кассы денежные средства под отчет.

Согласно п. 16 Порядка выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании соответствующих договоров. Часто такие договоры с работниками не заключаются.

Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере (с которым заключен договор) или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ордере после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдаются по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Периодически бухгалтеры учреждений образования, подведомственных Минздравсоцразвития, задают проверяющим следующий вопрос: можно ли на поездку на олимпиаду или научные конференции выдавать в подотчет денежные средства их участникам — учащимся учреждений образования?

Расчет налога УСН 15%

Могут ли учащиеся в таком случае выступать как подотчетные лица, если нет, то как быть в данной ситуации?

В соответствии со ст. 168 ТК РФ при направлении работников в командировки работодатель возмещает им расходы по установленному в данной статье перечню. Нормы трудового законодательства распространяются только на тех лиц, которые состоят в трудовых отношениях с работодателями, то есть с которыми заключен трудовой договор. Лица, с которыми трудовой договор не заключен, не могут быть направлены в командировки, и, соответственно, им не могут выдаваться и возмещаться командировочные расходы. Казалось бы, заключили с учащимися трудовой договор на участие в олимпиадах, научных конференциях, и нет никаких проблем в отношении выдачи им из кассы учреждения денежных средств на командировочные расходы. Однако это не так. Нельзя оставлять без внимания ст. 268 ТК РФ, которая устанавливает возрастные ограничения для направления работников в командировку. В ней приведен перечень должностей работников, которые направляются в командировки независимо от их возраста, но учащиеся образовательных учреждений в нем не поименованы. Таким образом, учащиеся в возрасте до 18 лет не могут быть направлены в командировку, а следовательно, выступать подотчетными лицами. Если возраст учащегося превышает 18 лет, он может являться подотчетным лицом при наличии заключенного с ним трудового договора.

В случае если участникам указанных мероприятий еще не исполнилось 18 лет, предлагаем следующий вариант решения данной проблемы, на наш взгляд, наиболее оптимальный. Приказом руководителя назначается лицо (лица), ответственное за сопровождение учащихся к месту проведения мероприятий и обратно.

Данное лицо должно быть работником организации, с которым заключен трудовой договор. В этом случае оно будет являться подотчетным лицом и именно ему согласно утвержденному руководителем учреждения списку участников мероприятий будут выданы из кассы денежные средства на командировочные расходы.

Возврат подотчетных сумм

Здесь контрольные органы выявляют следующие нарушения:

Подотчетные суммы возвращены не в установленный срок. Например , согласно приказу руководителя подотчетное лицо обязано отчитаться за взятые в подотчет денежные средства в течение трех рабочих дней, а отчиталось по истечении четырех рабочих дней.

Как уже было отмечено, подотчетное лицо обязано вернуть полученные денежные средства либо отчитаться за них в срок, установленный руководителем организации (п. 11 Порядка). Что касается сумм, выданных на командировочные расходы, то по ним работник должен отчитаться не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Авансовый отчет оформлен не в соответствии с установленными требованиями.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет (ф. 0504049 <2>) (п. 155 Инструкции N 25н). К нему прилагаются (первичные) документы, подтверждающие произведенные расходы, которые нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

<2> Приказ Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). Но, как показывает практика, обычно в этих целях используется журнал.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы не соответствуют предъявляемым к ним требованиям.

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. В случае если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, кроме того, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. В случае если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в такой день, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм в этот день;
в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты согласно имеющимся данным (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлена подпись кассира, печать организации);
товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование ("хозяйственные товары", "канцелярские товары"), количество и стоимость. В случае если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью;
КБК выданного аванса должен соответствовать КБК произведенных расходов.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Получение материальных ценностей подотчетным лицом

Следует отметить, что проверке подвергается (хотя и редко) ведение учреждением журнала учета выдачи доверенностей, а также оформление и выдача самих доверенностей <3>.

<3> Форма журнала учета выданных доверенностей, форма доверенности и порядок ее заполнения утверждены Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее — Инструкция N 17).

Материальные ценности, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению учреждению, может получать подотчетное лицо. В этом случае оно действует на основании доверенности, порядок выдачи которой работнику организации установлен гражданским законодательством.

В соответствии с п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Пунктом 5 данной статьи установлено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Он обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей (п. 7 Инструкции N 17).

После того как материальная ценность получена, подотчетное лицо представляет в организацию документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в журнале учета доверенностей ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу полученных материальных ценностей подотчетным лицом материально ответственному лицу учреждения.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации (на следующий день после истечения срока действия доверенности).

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, срок действия которых истек, новые доверенности не выдаются.

В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись "В настоящей книжке пронумеровано ________ листов". Количество листов указывается прописью (п. 6 Инструкции N 17).

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности"

Проверка расчетов с подотчетными лицами

Проверка обоснованности выдачи авансов подотчет.

УСН «Доходы минус расходы»

Она заключается в установлении соблюдения требований порядка ведения кассовых операций в РФ в части выдачи под отчет на хозяйственно-операционные расходы. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих подотчет авансы, а также размеры и сроки предоставления авансов.

Проверка своевременности предоставления авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков предоставления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно порядка ведения кассовых операций (п.11) лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Если аудитор установил несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94 «недостачи и потери от порчи ценностей» и последующим списанием этих сумм в дебет счетов 70 «расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «расчеты с персоналом по прочим операциям».

Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм

Аудитор устанавливает наличие и правильность оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм и последующего отражения в учете.

Законность и целесообразность расходов на хозяйственные нужды определяется путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов. При этом необходимо установить не только наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам талоны, акты выполненных работ, акты закупок и т.п.).

Прежде всего, устанавливается наличие в документах обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 федерального закона «о бухгалтерском учете» обращается внимание на оформление актов закупки у физических лиц. Они должны содержать дату и место составления, наименование товара, его количественное измерение, общую стоимость покупки, лиц, участвующих в сделке, с указанием ИНН, реквизитов свидетельства о государственной регистрации как предпринимателя или паспортных данных и места жительства физического лица.

При приобретении товарно-материальных ценностей за наличный расчет в предприятиях оптовой торговли или у производителя необходимо представить квитанцию к приходному кассовому ордеру, товарный документ и счет-фактуру, оформленные соответствующим образом. Обращается внимание на выделение во всех документах отдельной строкой сумм НДС.

Аудитор устанавливает, были ли оприходованы приобретенные подотчетным лицом предметы и нет ли фактов списания непосредственно на счета затрат стоимости этих предметов без подтверждения факта передачи в производство или эксплуатацию. Соблюдение этих требований предусмотрено п.51 положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ №34н.

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к ПКО, акт выполненных работ и т.п.) Сравниваются с лимитом (100 000 руб.).

При проверке документов, подтверждающих понесенные расходы, выявляется правильность отражения НДС. При этом проверятся правильность выделения сумм НДС отдельной строкой в первичных документах и соответствие этих сумм записям по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам.

Аудитор должен подтвердить факт служебной командировки и правильность расходов, связанных с командировкой.

Проверяя авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие приказа о командировке и ее цели, командировочного удостоверения с соответствующими отметками о выбытии и прибытии, подтверждающих расходы первичных документов. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем. По окончании командировки заполняется отчет о выполнении задания. Проверка осуществляется путем сопоставления данных авансового отчета с данными приложенных к отчету первичных документов и расчета суточных. Аудитор подтверждает правильность определения срока командировки (по данным отметок о прибытии и убытии в командировочном удостоверении), размера суточных и пределах установленных норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по приложенным проездным документам транспорта (кроме такси). Расходы по найму жилого помещения возмещаются на основе подтверждающих документов. Предусматривается возмещение фактических расходов за наем помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, расходами за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Целесообразность оплаты других расходов, например телефонных счетов, устанавливается на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правомерность отнесения их к расходам от обычных видов деятельности.

При проверке использования подотчетных сумм на оплату представительских расходов необходимо установить соблюдение следующих условий;

· Наличие сметы на представительские расходы, утвержденной правлением предприятия на отчетный год

· Наличие документов, составленных по утвержденной руководителем форме (в документах должны быть указаны: дата и место проведения деловой встречи, приема, приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов)

· Оправдательные документы (товарные чеки, чеки ККМ, квитанции к приходным кассовым ордерам).

Общая схема работы в случае оприходования материалов и услуг в авансовых отчетах без использования журнала движения ценностей и услуг выглядит так: выдача под отчет ⇒ оформление авансового отчета ⇒ возврат из под отчета (неизрасходованных средств) или выдача под отчет (при перерасходе).

Выдача под отчет

Выдача под отчет заносится в меню «Операции | Платежные документы» или одном из пунктов меню «Операции | Касса», «Операции | Банк исходящий». В зависимости от того, осуществляется ли платеж через кассу или через банк, заносится операция выдача подотчет или платежное поручение или оплата корпоративной картой.

Проводки по операции (в налоговом учете операция не отражается):

71/Сотрудник - 50 (51, 55) = Сумма под отчет сотруднику

Авансовый отчет

Для этого надо открыть авансовые отчеты в главном меню «Операции | Авансовые отчеты» и добавить новую запись. В табличной части на вкладке «Понесенные расходы» указываем полученные услуги или приобретенные материалы, на вкладку «Оплаты» добавляем запись с ранее внесенным авансом. В поле «Дебет счета» нужно указать счет материала или услуги (для услуг используется 44, 20 и другие затратные счета, для материалов 10). В поле «Статья НУ» нужно указать статью расхода «05» или другую статью.

На УСН работаем без НДС, но при работе с поставщиком с НДС нужно разбивать в налоговом учете сумму расходов на статью «05» (или иную статью) и статью «08» (суммы НДС, принимаемые в расход), для этого используется поле «В т.ч. сумма НДС».

Проводки по операции, если поставщик без НДС:

44/УСЛ/Услуга - 71/Сотрудник = Сумма оказанных услуг | Статья НУ = «05» (или иная статья расхода) Сумма НУ = Сумма оказанных услуг

Проводки по операции, если поставщик с НДС:

44/УСЛ/Услуга - 71/Сотрудник = Сумма оказанных услуг | Статья НУ = «05» (или иная статья расхода) Сумма НУ = Сумма оказанных услуг за вычетом НДС
44/УСЛ/Услуга - 71/Сотрудник = Сумма оказанных услуг | Статья НУ = «08» Сумма НУ = Сумма НДС услуг

При формировании книги доходов и расходов (пункт главного меню программы «Отчеты | Книга учета доходов и расходов») запись попадет с минимумом между «Суммой ранее выданного аванса» и «Суммой оприходования». Дата записи будет совпадать с датой оприходования. При работе с поставщиком с НДС в книге будут сделаны две записи соответственно с суммой по «05» или иной статье и с суммой НДС по статье «08».

Вход на сайт

Возврат из под отчета или выдача под отчет

Возврат из под отчета (неизрасходованных средств) или выдача под отчет (при перерасходе) заносится в меню «Операции | Платежные документы» или одном из пунктов меню «Операции | Касса».

Организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы». Возникнет ли у работника, получившего наличные средства под отчет на хозяйственные нужды, обязанность по уплате НДФЛ, если организация не хранит документы, подтверждающие расходы?

При определении базы по НДФЛ учитывают доходы сотрудника, полученные им в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды. При этом согласно п. 5 ст. 346.11 кодекса организации, применяющие УСН, от исполнения обязанностей налоговых агентов не освобождаются.

Тот факт, что стоимость приобретенных сотрудником товарно-материальных ценностей, в силу применяемого предприятием спецрежима, не подлежит отнесению на расходы, для целей исчисления НДФЛ значения не имеет. Организация – налоговый агент определяет облагаемый доход работника, исчисляет, удерживает и уплачивает НДФЛ в общеустановленном порядке независимо от применяемого режима.

Финансисты также указали, что на «упрощенные» организации распространяется порядок ведения кассовых операций (Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). Он гласит, что подотчетное лицо обязано не позже трех рабочих дней после дня истечения срока, на который ему выданы деньги, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами. Проверка данного отчета, утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (письмо Минфина от 31.10.2013 № 03-11-11/46739).

Практически одновременно Минфин РФ рассмотрел схожую ситуацию, в которой компания, применяющая УСН с объектом «доходы», направляет работников в командировки (письмо от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). Чиновники подчеркнули: такие фирмы обязаны оформлять всю необходимую документацию, подтверждающую направление сотрудников в такие служебные поездки. Кроме того, у организации должны быть правильно составленные авансовые отчеты со всей «первичкой» по затратам, понесенным командированными специалистами (кассовые чеки, квитанции, счета и т.д.).

Каковы же налоговые последствия отсутствия документального подтверждения потраченных сумм? Официальная позиция выражена УФНС РФ по г. Москве в письмах от 27.03.2006 № 28-11/23487 и от 12.10.2007 № 28-11/097861. Чиновники считают, что с неподтвержденных документально подотчетных сумм нужно исчислить НДФЛ. Есть судебные решения, поддерживающие эту позицию. Так, Президиум ВАС РФ в Постановлении от 05.03.2013 № 14376/12 установил отсутствие документальных доказательств расходования подотчетных сумм по целевому назначению (был представлен только авансовый отчет). В результате арбитры сочли, что при таких обстоятельствах деньги, взятые под отчет, являются доходом физлиц и подлежат включению в базу по НДФЛ.

Однако есть и иная точка зрения. Например, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 01.04.2013 № А55-15647/2012 отметил, что деньги, выданные под отчет, не являются для сотрудника экономической выгодой и не относятся к его доходу. Суд также подчеркнул, что ИФНС не вправе переквалифицировать указанные средства в доходы работников, тем более что срок давности для взыскания сумм в судебном порядке не истек. На основании этого решение инспекции было признано недействительным.

Как мы видим, позиция судов неоднозначна. Значит, при выдаче денег подотчетным лицам «упрощенцам» желательно контролировать их расходование, иметь авансовые отчеты и соответствующие первичные документы. Иначе компанию могут привлечь по ст. 123 НК РФ за невыполнение налоговым агентом обязанности по удержанию и перечислению налога на доходы. Напомним, что такое прегрешение грозит штрафом в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

Что касается нарушения порядка ведения кассовых операций. Если у организации нет авансового отчета с соответствующей «первичкой», то считается, что работник за полученные деньги не отчитался. Но тогда выдать ему новые подотчетные суммы нельзя (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). А если фирма все же так поступит, инспекторы могут оштрафовать ее по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ от 40 до 50 тыс. рублей, а должностных лиц – от 4 до 5 тыс. рублей (v2b.ru).

Имеют ли право инспекторы проверять расходы в компаниях с УСН 6%? Нужно ли заполнять расходы в «Книге доходов и расходов»? Какие расходы требуют налоговики? Данные вопросы очень уместны, поскольку в силу закона компаниям на УСН «доходы» вести расходы не обязательно, но при проверках налоговики требуют предоставить документы, подтверждающие расходы. Какие расходы нужно отражать в Книге доходов и расходов при УСН 6%?

На основании п. 3 ст. 346.21 НК РФ налогоплательщики УСН «Доходы» обязаны ежеквартально начислять по упрощенному налогу по истечении каждого отчетного периода, исходя из фактически полученных сумм дохода нарастающим итогом с начала года и ставки налога с учетом ранее исчисленных сумм.

Следовательно, начисление УСН 6% делаем из расчета только фактически полученных доходов.

На основании ст. 346.24 НК РФ налогоплательщики УСН обязаны вести в соответствии с порядком заполнения. При заполнении раздела I «Доходы и расходы» Книги на основании п. 2.5 порядка определено, что графа 5 «Расходы» заполняется лишь в том случае, если налогоплательщик УСН применяет режим «Доходы минус расходы».

Налогоплательщики с режимом «доходы 6%» заполняют в обязательном порядке только два вида расходов:

– фактически осуществленные расходы, предусмотренные условиями получения выплат на содействие самозанятости безработных граждан и стимулирование создания безработными гражданами, открывшими собственное дело, дополнительных рабочих мест для трудоустройства безработных граждан за счет средств бюджетов бюджетной системы РФ в соответствии с программами, утверждаемыми соответствующими органами государственной власти;

– фактически осуществленные расходы за счет средств финансовой поддержки в виде субсидий, полученных в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007 г. № 209-¬ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации».

Другие расходы в Книгу доходов и расходов заносятся по желанию самого налогоплательщика. Т.е. он
может отражать в Книге расходы, связанные с получением дохода компании, но не обязан это делать.

Обязательными расходами при разноске являются расходы на уплату страховых взносов на обязательное страхование и сумм выплаченных пособий по временной нетрудоспособности.
Эти платежи являются обязательными, поскольку на эти суммы уменьшается сумма налога (авансовых платежей) по УСН, не более чем на 50% (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).

Учитывая то, что расходы при УСН доходы 6% никак не влияют на величину рассчитываемого налога,
то документальное подтверждение данных расходов не требуется. Исключение оставляют лишь суммы, подтверждающие уплату страховых взносов и пособий по временной нетрудоспособности.

Компании с объектом Доходы 6% имеют право в любой момент снять со своего счета денежные средстчва для оплаты своих расходов. И сделать это можно в любое время независимо от времени уплаты
упрощенного налога. При этом документального подтверждения данных расходов, на которые сняты деньги, в рамках главы 26.2 НК РФ не требуется.

Что касается НДФЛ, то при определении налогооблагаемой базы по этому налогу учитываются все доходы налогоплательщика, полученные и в натуральной и в денежной форме, а также материальная выгода (ст. 210-212 НКУ РФ).

Налоговые агенты на основании п. 1 ст. 226 НК РФ при выплате доходов налогоплательщикам в соответствии со ст. 226 НК РФ, обязаны удержать и уплатить с этой суммы НДФЛ. Организации, применяющие при этом УСН, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов в соответствии с п. 5 ст. 346.11 НК РФ. Данное положение не зависит от того, какой режим налогообложения использует компания.

Как быть при работе с наличностью? На основании п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-¬У «О порядке ведения кассовых операций…» при выдаче налички работнику для осуществления расходов деньги оформляются в подотчет на основании письменного заявления подотчетного лица, где указывается сумма аванса и срок, на который он выдается. Данное письмо визируется руководителем и на нем ставится дата.

Подотчетное лицо обязано отчитаться по потраченным суммам в течение трех рабочих дней, либо со дня выхода на работу, оформив авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов. Авансовый отчет проверяется бухгалтером и утверждается руководителем в установленные в компании сроки. Аванс в подотчет может быть выдан лишь в случае погашения задолженности по предыдущему авансу.

Если работник не предоставил документы, подтверждающие расходы в установленные сроки, данные суммы считаются доходом работника на основании ст. 210 НК РФ и с них должен быть уплачен НДФЛ (постановление от 05.03.2013 г. № 14376/12).

Следовательно, при применении УСН 6% подотчетное лицо обязано составлять авансовый отчет и прикладывать к нему подтверждающие расходы документы.

Ведение кассовых операций для компаний на УСН ничем не отличается от компаний на другом виде налогообложении (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Т.е. все операции с наличностью оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (ведомостями, счетами и пр.) и заносятся в кассовую книгу (письмо УФНС по г. Москве № 19-11/003082 от 20.01.2009 г.) Запись в кассовую книгу заносятся по каждому приходному и расходному ордеру(п. 4.6 Указания № 3210-У).

Таким образом, компании на УСН с объектом «доходы 6%» обязаны документально подтверждать свои расходы при работе с наличностью на основании Указания № 3210-У.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Каждый индивидуальный предприниматель использует определенную систему налогообложения. Вид таких платежей зависит непосредственно от специфики осуществленной деятельности, от наличия или отсутствия наемной силы, и от многих других моментов, что и определяют систему налогов, которой лицо имеет право воспользоваться.

Индивидуальное предпринимательство как вид ведения бизнеса позволяет использовать довольно широкий спектр налогов. Все зависит как от обстоятельств, так и от желания самого предпринимателя. Но, как показывает практика, в большинстве случаев лица, которые зарегистрированы индивидуальными предпринимателями, используют упрощенный вид налогообложения.

Прежде всего, этот факт связан с тем, что такой вид платежей во многом позволяет упростить ведение экономической деятельности. Такой факт проявляется в отмене уплаты других налогов, в упрощении отчетности перед государственными органами и т.д. Цель упрощенного вида налогообложения – облегчить деятельность и дать возможность развиваться представителям малого и среднего бизнеса.

Упрощенный налог, как и любой другой обязательный платеж, имеет свои особенности, которые заключаются в периодичности выплат, их размере, отчетности. Каждый из этих пунктов делает упрощенную систему налогообложения особенной и не похожей на другие виды налогов.

Вообще, рассматривая вопрос об отчетности, предоставляемой по упрощенному налогу, прежде всего, необходимо кратко очертить саму суть такого налогообложения. И так, упрощенный вид налогов – это особая система обязательных платежей, предусмотренных государством за осуществления предпринимательской деятельности.

Она может использоваться только в том случае, когда предприниматель соответствует всем необходимым требованиям.

К ним законодатель отнес:

Наличие наемной силы у индивидуального предпринимателя не должно превышать количества в 100 человек;
общий размер прибыли предпринимателя за год ведения деятельности должен составлять сумму, которая будет меньше 60 миллионов рублей;
стоимость собственности, которую предприниматель использует для ведения экономической деятельности, не может превышать 100 миллионов рублей.

Только при соблюдении каждого из этих критериев ИП имеет возможность выбрать для себя упрощенную систему налогообложения при регистрации своей деятельности, или же перейти на такой вид налогов, использовав другую систему платежей. При этом стоит помнить, что переход возможен исключительно со следующего налогового периода, то есть года. Само же заявление необходимо подать в налоговый орган до 31 декабря.

Упрощенная система имеет два подвида. Первый – Доходы. Он предназначен для вычитания 6% ставки от размера прибыли предпринимателя за определенный налоговый период. Второй – Доходы – Расходы. Такая система заключается в том, что от разницы между прибылью предпринимателя и его затратами исчисляется 15% ставка. Выбор вида является индивидуальным для каждого ИП и осуществляется им добровольно.

Большинство предпринимателей склоняются к применению такой системы налогообложения в связи с тем, что тут отсутствует оплата таких налогов, как платежи на доход и на добавленную стоимость. Кроме того, до недавнего времени в этот список входил и налог на имущество предпринимателя, но такое правило было отменено. На сегодняшний день ИП обязаны платить такой вид налогообложения. Но нюанс состоит в том, что прежде чем отчаиваться стоит посмотреть региональные кадастры собственности, в которых имеется перечень имущества, что подлежит налогообложению. Только при наличии там собственности, которую использует в своей работе ИП, появляется необходимость платить налог за определенное имущество.

Отчет ИП в налоговую УСН

Каждый из предпринимателей, который использует упрощенную систему налогообложения со временем приходит к вопросу о том, какие отчеты сдавать при УСН. Ведь каждое лицо, независимо от формы налогообложения, обязано предоставлять налоговому органу определенный перечень документов, предусмотренный законодательством.

Отчет по УСН представляет собою подачу специального документа. Плательщики упрощенного налогообложения будут обязаны отчитываться за прошедший год по новому образцу декларации, предназначенному для упрощенной системы налогов. Новая форма содержит больше разделов, чем старая. Если сравнивать с предыдущим образцом, то нововведенная декларация предусматривает подробный порядок отчисления каждого авансового платежа и дает возможность зачислять его в общую сумму налога. В зависимости от того, какой объект непосредственно облагается налогом, будут заполняться разделы декларации. Например, разделы 1.1 и 2.1 предназначены исключительно тем индивидуальным предпринимателям, что пользуются системой вычисления «Доходы». А разделы 1.2 и 2.2 - заполняют те ИП, которые используют подвид упрощенного налогообложения «Доходы – Расходы». Такой вариант написания декларации значительно упростит сам процесс заполнения и уменьшит вероятность запутаться в разделах. Остальные изменения имеют исключительно технический характер.

Отчеты по УСН подаются за год. То есть, декларация государственного образца предоставляется налоговому органу с годовой периодичностью. При этом, все данные, которые необходимы для внесения в такой документ должны быть годовым отчетом УСН. Период с 01 января по 31 декабря в данном случае и будет отчетным, но при этом не стоит путать его со сроком подачи декларации в налоговую службу. Найти образец такого документа каждый предприниматель имеет возможность в налоговом отделении или на официальном сайте налоговой службы. Кроме этого, декларацию можно скачать здесь (образец).

Бланк отчета по УСН должен предоставляться государственному органу до 30 апреля. Это главное правило, которое необходимо соблюдать при сотрудничестве с налоговым органом. Кроме этого стоит помнить, что несвоевременное предоставление такого документа может потянуть за собой наложение штрафных санкций. На сегодняшний день размер штрафа зависит от того, был ли уплачен налог до подачи декларации или не был. В первом случае санкция будет ровна 1 000 рублей, а во втором случае будет исчисляться в процентном соотношении (5%) от суммы неуплаченного налога. При этом, такие суммы насчитываются за каждый месяц, который был прострочен. В таком случае даже не важно, прошел ли месяц полностью – достаточно будет того, что наступило первое число месяца.

Поэтому, стоит учесть и предусмотреть наиболее выгодный способ подачи такой декларации. На сегодняшний день предприниматель имеет возможность предоставить документ лично, отправить его по почте или подать через доверенное лицо.

Наиболее широко используется первый вариант, поскольку он не предполагает никаких дополнительных действий. Предпринимателю всего лишь необходимо заполнить декларацию, взять с собою оригинал документа, подтверждающего его личность (паспорт) и отправится в налоговую службу по месту регистрации и учета его деятельности. Декларация отдается налоговому работнику. В таком случае специалисты рекомендуют сделать копию этой декларации и попросить налоговика поставить на ней отметку о том, что такой документ был принят налоговым органом. Такие действия обеспечат предпринимателю доказательство том, что налоговая декларация была им подана и такая подача осуществилась вовремя.

Второй вариант предоставления документа в налоговую службу чаще всего используется предпринимателями, которые в силу определенных обстоятельств находятся далеко от налогового органа по месту учета и не могут в срок предоставить декларацию самостоятельно. Поэтому, для подачи документа достаточно будет обратиться в любое почтовое отделение. Декларацию необходимо отправить заказным письмом на адрес налогового органа. Довольно часто такой вариант выбирают в случае, когда предприниматель не успевает до конца рабочего дня 30 апреля предоставить декларацию в налоговый орган. В таком случае, можно так же воспользоваться почтовыми услугами и для своевременной подачи будет достаточно того, что на конверте будет стоять дата отправления – 30 апреля. Абсолютно неважно в таком случае, что письмо отправлялось уже после закрытия налогового органа. Факт подачи 30 апреля остается неоспоримым.

Кроме того, существует еще один вариант – предоставление декларации через доверенное лицо. Такой способ представляет собой подачу документа третьим лицом. Если предприниматель не имеет возможности, или даже желания самостоятельно отправится в налоговую службу по месту учета, то он имеет полное право возложить эти обязанности на другое лицо. Осуществляется это при помощи доверенности – специального документа, в котором предприниматель указывает, что наделяет определенное лицо правом на представление его интересов в налоговой службе, в частности – при подаче декларации.

При помощи этой доверенности и оригинала документа, подтверждающего личность, доверенное лицо предоставляет декларацию в налоговый орган. По поводу доверительных лиц, то это может быть, как наемный работник, так и знакомый предпринимателя. Кроме того, на сегодняшний день на рынке услуг существует довольно широкий ассортимент компаний, которые предлагают не только юридическое сопровождения деятельности ИП, но и представление его интересов в государственных органах, в частности – в налоговой службе. Для этого предприниматель подписывает с такой организацией договор, а также, выдает доверенность на подтверждение права представления его интересов. Далее, лицо за плату, предусмотренную договором, подает за него декларацию.

Кроме того, технологии не стоят на месте и налоговая служба, для того что бы упростить процесс предоставления отчетной документации начала использовать электронный ресурс. Такой принцип работы состоит в том, что предприниматель общается с налоговыми органами при помощи средств телекоммуникации. То есть, годовая декларация подается в соответствующую инспекцию при помощи сети Интернет. Каждый ИП, который использует такие каналы передачи, обязан иметь определенный программы для отсылки такого рода документации. Основными из них являются электронная подпись, программа по зашифровке результатов, программа по расшифровке входной корреспонденции. Приобрести такой продукт можно у специальных фирм, которые имеют лицензию на занятие такого рода деятельностью.

Довольно много предпринимателей задаются вопросом о том, какие отчеты при УСН нужно подавать ежеквартально, ежемесячно, раз в полугодие. На такой вопрос ответ однозначен – никакие. Предоставление отчетности предпринимателя состоит только из подачи ежегодной декларации. Никакой другой документации предоставлять не нужно. Книга доходов и расходов, которая раньше была обязательной для предоставления налоговому органу уже тоже не подается. Предпринимателю достаточно будет просто хранить такой документ у себя в сшитом виду. Заверять ее в налоговой службе, как это было раньше, уже тоже нет нужды.

Довольно часто предоставление отчета путают с непосредственно самой оплатой налогообложений. Тут стоит заметить, что сами внесения обязательных платежей должны быть ежеквартальными. То есть, предприниматель обязан каждые три месяца оплачивать налоги за ведение своей деятельности. При этом, осуществлять такую оплату он обязан до 25 числа первого месяца, который следует за кварталом. К тому же, такие действия не требуют абсолютно никаких отчетностей. При подаче декларации вычисляют так же сумму, которую необходимо доплатить, учитывая первые три квартальных взноса, ведь четвертый платится уже непосредственно до подачи декларации.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрена унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Подотчетным лицом авансовый отчет составляется в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утв. тем же Постановлением Госкомстата России N 55). При этом документ может быть оформлен на бумажном или машинном носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии авансовых отчетов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ.
На оборотной стороне формы в графах 1 — 5 (1 — 6 при выдаче иностранной валюты) им записываются перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графа 1).
Указанные оправдательные документы, являющиеся необходимым приложением к авансовому отчету, по мнению налоговиков, должны быть надлежащим образом оформлены, то есть составлены по унифицированным формам, если таковые установлены, а в иных случаях должны быть заполнены по формам, предусмотренным организацией-продавцом (исполнителем) и содержащим реквизиты, поименованные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (Письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949).
После этого рассматриваемый отчет передается в бухгалтерию. Счетные работники проверяют целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. На оборотной стороне формы ими указываются суммы расходов, принятые к учету (графа 7 (графы 7 — 8 при выдаче валюты)), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Остаток неиспользованного аванса подотчетному лицу надлежит сдать в кассу организации. При этом бухгалтерией оформляется приходный кассовый ордер в установленном порядке.
Срок возврата аванса нормативно установлен только при направлении работника в командировку и составляет три рабочих дня с момента возвращения из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40). В остальных случаях работодатель самостоятельно определяет срок, на который выдает работнику аванс. Этот срок может быть установлен локальными нормативными актами работодателя, приказами и распоряжениями руководителя организации или должностной инструкцией работника.
Сумма же перерасхода по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
При выдаче подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству РФ в форме N АО-1 заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте: строка 1а лицевой стороны формы и упомянутые графы 6 и 8 оборотной стороны формы.

Особенности "упрощенки"

Организации, применяющие УСН, как известно, освобождены от ведения бухгалтерского учета (п. 3 ст. 4 упомянутого Закона N 129-ФЗ). Для целей исчисления налоговой базы они обязаны вести учет доходов и расходов в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (ст. 346.24 НК РФ, форма книги приведена в Приложении N 1 к Приказу Минфина России от 31.12.2008 N 154н).
Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (приведен в Приложении N 2 к упомянутому Приказу Минфина России N 154н) предписывает "упрощенцам" отражать в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период (п. 1.1 Порядка заполнения). Для этого налогоплательщиком заполняются графы 2 — 5 разд. I "Доходы и расходы". Так, в графе 2 указываются дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция, в графе 3 — содержание регистрируемой операции. Если налогоплательщиком фиксируется доходная операция, учитываемая при исчислении налоговой базы, то ему надлежит заполнить графу 4, числовой же показатель расходной операции, также учитываемой при исчислении налоговой базы, указывается в графе 5 (п. п. 2.2 — 2.5 Порядка заполнения).
Как известно, "упрощенцы" самостоятельно выбирают объект обложения. Таковым может быть "доходы" или "доходы, уменьшенные на величину расходов" (п. п. 1 и 2 ст. 346.14 НК РФ).
Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов . вправе по своему усмотрению отражать в графе 5 расходы, связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется при "упрощенке" (абз. 3 п. 2.5 Порядка заполнения). Следовательно, Порядок заполнения предоставляет налогоплательщику право самому решать, отражать ли ему свои расходы в книге учета доходов и расходов или нет. В связи с этим налогоплательщики, избравшие объектом налогообложения доходы, могут не заполнять графу 5 разд. I. Если "упрощенец" с объектом налогообложения "доходы" воспользуется таким правом, то ему, казалось бы, особо и не нужен авансовый отчет, ведь расходные операции он не фиксирует, а авансовый отчет как раз и предопределяет такую операцию.

Требования фискалов

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий Порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ).
Для осуществления расчетов наличными деньгами упомянутый Порядок ведения кассовых операций обязывает организации иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации (п. п. 3 и 12 Порядка).
Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" для учета кассовых операций утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации :
— приходный кассовый ордер (форма N КО-1);
— расходный кассовый ордер (форма N КО-2);
— журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);
— кассовая книга (форма N КО-4);
— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).
Организации, как было сказано выше, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые ее руководителями. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Следовательно, организации, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы", обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. Исходя из этого "упрощенцы", по мнению фискалов, должны потребовать с работников, получивших денежные средства под отчет, представления авансового отчета.
Московские налоговики неоднократно напоминали, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Для расчетов же с подотчетными лицами как раз и предусмотрен рассматриваемый авансовый отчет (Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2007 N 18-11/3/ , от 21.12.2005 N 18-11/3/94150).
При этом указанное обоснование в пользу составления авансовых отчетов чиновники распространяют на всех "упрощенцев", в том числе на тех, кто выбрал объект "доходы, уменьшенные на величину расходов". Но для них наличие авансового отчета просто необходимо. Ведь иначе они не смогут принять в расходы затраты, осуществленные подотчетным лицом.
Расходы, согласно положениям гл. 26.2 НК РФ, признаются, если они:
— входят в перечень расходов, приведенный в ст. 346.16 НК РФ;
— соответствуют ст. 252 НК РФ;
— оплачены организацией.
Напомним, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Не обнаружив авансового отчета при проверке "упрощенца", фискалы обычно не признают в расходах осуществленные затраты, поскольку, на их взгляд, отсутствует документальное их подтверждение. В этом случае ими принимается решение о доначислении налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину расходов), и пеней за его несвоевременную уплату.
Однако некоторые судьи на такие деяния налоговиков смотрят со скептицизмом. Арбитражный суд первой инстанции в такой ситуации признал необоснованным доначисление налога налоговым органом. И обосновали свое решение судьи следующим. В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 88) авансовый отчет в качестве кассового документа не приведен. Исходя из этого, суд пришел к выводу, что авансовый отчет не относится к числу кассовых документов и является документом бухгалтерского учета, от ведения которого налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения, освобожден. Следовательно, непредставление налогоплате
льщиком авансовых отчетов не могло повлиять на исчисление налоговой базы.
Постановлением апелляционной инстанции решение арбитражного суда оставлено без изменения. Арбитражный суд кассационной инстанции поддержал выводы, содержащиеся в оспариваемых судебных актах. Решение арбитражного суда и постановление апелляционной инстанции им оставлено без изменения, кассационная жалоба налоговиков — без удовлетворения (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.08.2005 N Ф04-5608/2005(14326-А27-35)).
Аналогичное решение (с идентичными обоснованиями) судьи ФАС Западно-Сибирского округа приняли и в Постановлении от 29.08.2005 N Ф04-5607/2005(14328-А27-35).
Как видим, по мнению фискалов, у налогоплательщика, применяющего упрощенную систему налогообложения, возникает необходимость применения авансового отчета для учета средств, выданных подотчетному лицу. При отказе же от использования рассматриваемой формы N АО-1 свою позицию "упрощенцу", очевидно, придется доказывать в суде.
Датой признания расходов при осуществлении подотчета в классическом варианте (получение лицом денежных средств с последующим отчетом за них) будет дата утверждения авансового отчета, поскольку именно в этот момент "упрощенцем" выполняются все условия, необходимые для принятия расходов:
— они оплачены в момент, когда выданы денежные средства под отчет, и
— произведены, о чем свидетельствует отчет подотчетного лица.
На практике достаточно часто встречается, когда работник организации (как правило, руководитель) сначала приобретает необходимые материально-производственные запасы, а затем представляет авансовый отчет и получает возмещение по нему. Датой признания расходов у "упрощенца" в этом случае будет момент возмещения перерасхода по авансовому отчету.

Особенности командировочных расходов

Вышеприведенное подтверждают и специалисты главного финансового ведомства. При определении налоговой базы в силу пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ "упрощенцы" вправе учитывать командировочные расходы, в частности, на наем жилого помещения, выплату суточных и т.д. Однако уменьшение налоговой базы на указанные расходы в момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет представляется только после ее окончания. Выдав работнику аванс на командировочные расходы, налогоплательщик не имеет права включать его сумму в состав расходов, пока он не будет израсходован на цели командировки (приобретение проездных документов, проживание в гостинице и т.д.) и подтвержден документально. А это произойдет лишь при представлении авансового отчета, к которому будут приложены подтверждающие документы (Письмо Минфина России от 16.02.2011 N 03-11-06/2/21).
Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется в том числе возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. При этом работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. ст. 167, 168 ТК РФ).
По мнению московских налоговиков, документами, подтверждающими обоснованность понесенных налогоплательщиком командировочных расходов, являются :
— приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку по форме N Т-9 (Т-9а);
— командировочное удостоверение по форме N Т-10;
— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а;
— расходный кассовый ордер;
— авансовый отчет командированного работника с приложением соответствующих оправдательных документов, подтверждающих фактическое осуществление им расходов на проезд, проживание и т.п. утвержденный руководителем
(формы N N Т-9 (Т-9а), Т-10, Т-10а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Билеты на поезд, самолет и товарные чеки не могут сами по себе подтвердить расходы. И только при оформлении авансового отчета такие затраты приобретают статус расходов (Письмо УФНС России по г. Москве от 23.04.2007 N 18-11/3/).
С 2009 г. для целей исчисления налога при УСН отменено нормирование суточных при командировках (пп. "а" п. 9 ст. 1 Федерального закона от 22.07.2008 N 155-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации"). Такие расходы учитываются в пределах сумм, установленных локальными нормативными актами (ст. 168 ТК РФ). Завышенный размер суточных, выплата суточных в зависимости от должности неизбежно вызовут вопросы у налоговых инспекторов. Поэтому "упрощенцу" необходимо устанавливать экономически оправданный размер суточных в локальных нормативных актах.
Расходы же по приобретению МПЗ или командировке, осуществленные из личных средств работников или руководителя, которые указаны в авансовом отчете, утвержденном руководителем организации, до момента их возмещения не учитываются при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения (Письмо Минфина России от 07.08.2009 N 03-11-06/2/149).
В расходы по проезду к месту командировки включаются в том числе и затраты по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы (п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).
Налоговики считают, что если коллективным договором или другим локальным актом закреплено положение о возмещении расходов на проезд городским транспортом в черте города (населенного пункта) от места проживания в гостинице до месторасположения организации в период нахождения работника в командировке, то подобные затраты могут учитываться в целях налогообложения прибыли как командировочные расходы в составе прочих расходов, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо ФНС России от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246).
Минфиновцы в свое время посчитали возможным уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (Письма Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от
31.07.2009 N 03-03-06/1/505). Соглашаются с этим и московские налоговики (упомянутое Письмо УФНС России по г. Москве N 20-15/124949).
По мнению судей ФАС Московского округа, если работник воспользовался услугами такси с ведома работодателя, данные затраты являются законными и подлежащими возмещению работнику работодателем. Обратившись к Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (п. 10, действовала в проверяемом периоде), судьи не нашли ограничений на проезд к месту командировки и обратно на такси. Исходя из этого, они заключили, что действующее законодательство (в том числе и налоговое) не конкретизирует, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. В связи с чем расходы на проезд работника на такси при направлении (равно как и при нахождении) в служебную командировку могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций (Постановление ФАС Московского округа от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10).
Расходы на командировки у "упрощенцев" принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому логично предположить, что налоговики не будут возражать против учета расходов на проезд городским транспортом работника в черте города (населенного пункта), куда он командирован, или на такси.
Обосновать пользование такси можно плотностью графика работы сотрудника, которому необходимо решать служебные вопросы в короткие сроки.
Следовательно, приобретенные проездные билеты и документ об оплате услуг такси как подтверждающие документы осуществленных расходов, на наш взгляд, можно указывать в авансовом отчете.
Не столь уж редко бывают в командировках и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов". Для учета понесенных ими затрат в командировках они также оформляют авансовый отчет, в котором указывают суммы по оплате проезда, найму жилого помещения и суточные.
Налоговики считают, что индивидуальный предприниматель не вправе учесть в расходах произведенные затраты в виде оплаты самому себе проезда к месту командировки и обратно, найма жилого помещения, суточных. И аргументируют они это определением понятия "служебная командировка", данным в ст. 166 ТК РФ. Таковой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (Письмо УФНС России по г. Москве от 15.08.2007 N 18-1/3/). У индивидуального предпринимателя такого по отношению к себе, на их взгляд, не наблюдается.
Поскольку унифицированная форма N АО-1 была утверждена 10 лет назад, то она может не содержать достаточного количества полей для отражения необходимой "упрощенцу" информации производственного и управленческого характера.
Финансисты для разъяснения вопроса о возможности использования организацией самостоятельно разработанной формы авансового отчета по принятию к учету от подотчетного лица расходов в целях налогообложения налогом на прибыль обратились к Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20).
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
На основании вышеприведенного финансисты заключили, что в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необход
имо представлять авансовый отчет по унифицированной форме N АО-1 либо доработанную с учетом требований п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и указанного Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов форму авансового отчета, утвердив ее в учетной политике (Письмо Минфина России от 08.07.2011 N 03-03-06/1/414).
На наш взгляд, и "упрощенец" может воспользоваться указанными разъяснениями Минфина России при возникновении необходимости доработки формы N АО-1.
В настоящее время в большинстве своем организации ведут учет в специализированных программах, которые также дают возможность распечатывать соответствующие документы с уже внесенными в них сведениями. Однако вопрос об учете расходов на приобретение бланков документов, в том числе бланков авансовых отчетов, для некоторых налогоплательщиков остается все же актуальным.
В состав расходов при расчете налога, уплачиваемого при использовании УСН, согласно пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ включается стоимость канцелярских товаров. Затраты по оплате стоимости приобретаемых бланков финансисты предлагают учитывать по этой статье расходов (Письмо Минфина России от 17.05.2005 N 03-03-02-04/1/123).
Нередко случается, что подотчетное лицо часть выданных средств не израсходовало. Остаток неистраченных средств, как было сказано выше, ему надлежит вернуть в кассу. Однако работник этого не совершил.
В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, специалисты Роструда предлагают руководствоваться ст. 137 ТК РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.
В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в подотчет. При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Решение работодатель принимает и оформляет в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом ему надлежит получить в письменной форме согласие работника на удержание суммы из заработной платы (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
При удержании работодателю следует не забывать о существующем ограничении его размера, установленном ст. 138 ТК РФ, — 20% от выплачиваемой заработной платы.

Авансовый отчет и страховые взносы

Авансовый отчет может пригодиться "упрощенцу"-работодателю при исчислении страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.
Организации, применяющие УСН, в текущем году уплачивают страховые взносы в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС (ст. 58 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования").
Объектом обложения страховыми взносами, как известно, являются в том числе выплаты и вознаграждения, осуществляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ).
Поскольку возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, происходит в рамках трудовых отношений, то компенсируемые суммы включаются в объект обложения страховыми взносами. Исходя из этого, они формируют показатели, вносимые:
— по строкам 200, 201 и 202 разд. 2 "Расчет страховых взносов по тарифу, установленному для плательщика страховых взносов" Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 N 894н) и
— строке 1 расчета базы для начисления страховых взносов (таблица 3) Расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4-ФСС, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28.02.2011 N 156н).
В то же время в силу пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не облагаются страховыми взносами компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. При этом при оплате "упрощенцем" расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами (п. 2 ст. 9 Закона 212-ФЗ):
— суточные;
— фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
— сборы за услуги аэропортов;
— комиссионные сборы;
— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
— расходы по найму жилого помещения;
— расходы на оплату услуг связи;
— сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта;
— сборы за выдачу (получение) виз, а также
— расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Нормы суточных для целей обложения страховыми взносами Законом N 212-ФЗ не установлены. Как было сказано выше, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в том числе суточных, согласно ст. 168 ТК РФ, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Следовательно, не подлежат обложению страховыми взносами суточные, выплачиваемые командированным работникам в размере, установленном локальным нормативным актом организации.
Исходя из этого суммы перечисленных выше расходов, относимых к командировочным расходам, учитываются при определении показателей, вносимых по строкам 210, 211 и 212 разд. 2 расчета РСВ-1 ПФР и по строке 2 таблицы 3 расчета 4-ФСС.
Подтвердить же правомерность отнесения указанных компенсационных выплат к выплатам, не облагаемым страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, "упрощенец" может оформленным авансовым отчетом.
В перечне документов, подлежащих истребованию у страхователя для проведения выездной проверки территориальным отделением ПФР, приведенном в п. 7.4 Методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов (утв. Распоряжением Правления ПФР от 03.02.2011 N 34р), приведены аналитические регистры бухгалтерского учета (карточки субконто и пр.), в том числе и по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При проверке правильности заполнения строк 200 и 300 расчета РСВ-1 ПФР проверяющим предложено использовать в отдельных случаях аналитические данные по
кредиту счетов 71. Поэтому пенсионщики, скорее всего, не оставят без внимания и регистр с авансовыми отчетами организации.